Cómo gestionar un alquiler de punta a punta
Manual completo para administrar contrato, pagos, liquidaciones, participantes, actas e inventario hasta el cierre del alquiler.
Resumen rápido
Usá esta guía como referencia operativa para el día a día una vez que el alquiler ya fue creado.
Antes de empezar
- El alquiler ya debe existir como operación.
- Conviene tener definidos los responsables internos para cobros, documentación y liquidaciones.
- Asegurate de que la propiedad, el propietario y el inquilino estén correctamente asociados.
Resultado esperado
Administrar correctamente una operación de alquiler durante toda su vida útil, desde el contrato hasta su finalización.
1. Entrar al workspace del alquiler
La gestión diaria del alquiler se concentra en el detalle de la operación.
Abrí el alquiler desde Operaciones
- Entrá a Operaciones > Alquileres.
- Buscá la operación por propiedad, estado o referencia del contrato.
- Abrí el detalle para entrar al espacio de trabajo del alquiler.
2. Gestionar la pestaña Contrato
Esta pestaña resume el alquiler y concentra las acciones más importantes.
Acciones rápidas disponibles
- Registrar pago.
- Subir contrato.
- Cargar acta o inventario.
- Crear nueva liquidación.
- Finalizar alquiler.
Revisá el resumen general
- Confirmá fechas, monto mensual, comisión, ajuste y mora.
- Leé las alertas del panel si hay vencimientos o tareas pendientes.
Subí contrato o URL firmada
- Guardá el documento firmado o su enlace para que el equipo lo tenga siempre a mano.
- Verificá que abra correctamente después de guardarlo.
Cargá acta o inventario
- Usá esta acción para documentar entrega, estado del inmueble, llaves y medidores.
- Es especialmente útil al ingreso y al egreso del inquilino.
3. Gestionar pagos y cobranzas
La pestaña Pagos muestra el estado financiero básico del alquiler.
Qué vas a ver
- Totales cobrados.
- Totales pendientes.
- Totales vencidos.
- Listado completo de pagos de la operación.
Registrar un nuevo pago
- Creá un pago cuando necesites cargar una cuota, concepto o vencimiento nuevo.
- Completá monto, moneda, fecha de vencimiento y demás datos del cobro.
Confirmar o editar pagos
- Cuando el inquilino paga, confirmá el pago y registrá forma de cobro, referencia o comprobante.
- Si hubo un error de carga, editá los datos necesarios antes de seguir trabajando.
Cancelar un pago cuando corresponda
- Usá la cancelación solo cuando el registro ya no deba formar parte de la operación.
- Dejá una nota clara para que el equipo entienda por qué se canceló.
Si sos administrador
- Conviene definir un criterio interno para diferenciar pagos cargados, confirmados, parciales y cancelados.
Si sos operador
- Antes de confirmar un pago, verificá monto, fecha y medio de cobro para no tener que corregirlo después.
4. Gestionar liquidaciones al propietario
Las liquidaciones ordenan cuánto corresponde transferir o rendir al propietario.
Crear una nueva liquidación
- Usá la acción Nueva liquidación cuando ya corresponda rendir importes al propietario.
- Revisá qué pagos entran y qué descuentos, comisiones o ajustes corresponden.
Editar o refrescar liquidaciones
- Si cambió el estado de cobros o gastos, actualizá la liquidación para que refleje la situación real.
- Usá la lista de liquidaciones como historial ordenado de rendiciones.
Cuándo conviene liquidar
Normalmente después de tener pagos cobrados y validados.
Si la liquidación se arma con pagos aún dudosos, después puede requerir ajustes adicionales.
5. Gestionar participantes
Esta pestaña centraliza todas las personas vinculadas formalmente con la operación.
Roles disponibles en alquileres
- Propietario.
- Inquilino.
- Garante.
- Administrador.
Agregar participantes nuevos
- Buscá un contacto existente en el CRM.
- Elegí el rol correcto dentro de la operación.
- Agregá notas si la participación necesita contexto.
Quitar participantes cuando ya no correspondan
- Eliminá relaciones erróneas o duplicadas con cuidado.
- Si la persona sigue vinculada a la propiedad pero no a esta operación, corregí solo la participación operativa.
6. Finalizar el alquiler
El cierre del contrato debe dejar limpia la operación y documentado el egreso.
Prepará el cierre
- Verificá pagos pendientes, liquidaciones abiertas y documentación de egreso.
- Completá el acta o inventario de salida si tu proceso lo requiere.
Usá la acción Finalizar alquiler
- Confirmá la finalización solo cuando el contrato realmente terminó o se cerró administrativamente.
- Revisá si el sistema va a cancelar cuotas pendientes según la configuración del flujo.
Antes de finalizar
No cierres el alquiler si todavía hay cobros o rendiciones en revisión.
El cierre debe representar el estado real del contrato, no solo un cambio visual en pantalla.
Errores comunes que conviene evitar
- Trabajar pagos sin revisar la pestaña de contrato y el estado general del alquiler.
- Liquidar antes de validar cobros o descuentos.
- No actualizar participantes cuando cambia un garante o responsable.
- Finalizar el alquiler sin dejar resuelto inventario, pagos o documentación.
Qué hacer después
- Revisar la trazabilidad del alquiler para futuras renovaciones o auditorías.
- Usar la información del historial para nuevas operaciones con ese propietario o propiedad.
- Si corresponde, archivar o actualizar la relación del inquilino y del propietario en el CRM.